Cos’è

L'autenticazione di sottoscrizione consiste nell'attestazione, da parte del dipendente come pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza dall'interessato.

Il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.

Si ricorda peraltro che, come norma generale, tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi vanno presentate senza autentica di sottoscrizione e possono essere inviate anche per fax e via telematica, allegando copia di un documento di identità del dichiarante.

L’autentica è possibile per:

• dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà rivolte ai privati;
• istanze rivolte a soggetti diversi dagli organi della pubblica amministrazione e gestori di pubblici servizi;
• domande di riscossione di benefici economici da parte di terzi, rivolte a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblici servizi; 
• dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali. L’autenticazione delle firme è riconosciuta dalla legge a notai, giudici di pace, cancellieri e collaboratori delle cancellerie delle Corti di Appello e dei Tribunali, segretari delle Procure della Repubblica presidenti delle Province, sindaci, assessori comunali e provinciali, presidenti dei Consigli Comunali e provinciali, presidenti e vicepresidenti dei consigli circoscrizionali, segretari comunali e provinciali, funzionari incaricati dal sindaco e dal presidente della provincia, consiglieri comunali e provinciali che comunichino la propria disponibilità, rispettivamente al Sindaco e al Presidente della Provincia. Per l’autenticazione di firme elettorali occorre rivolgersi all'Ufficio elettorale o al Segretario Comunale;
• atti di trasferimento di proprietà di beni mobili registrati (autoveicoli, motoveicoli ecc.). Vedi scheda “Autentica di firma su passaggio veicoli”;
• quietanze liberatorie ai sensi dell’art. 8 c. 3-bis legge 15 dicembre 1990, n. 386.

Non è possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

• dichiarazioni d'impegno e di volontà;
• accettazioni o rinunce d'incarico;
• procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto);
• deleghe;
• dichiarazioni future;
• scritture private e meri rapporti tra privati;
• dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile;
• fogli in bianco.

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.

Si segnala inoltre che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 482/1999 la lingua Ufficiale della Repubblica è l'italiano, e pertanto, l'eventuale documento presentato in lingua straniera dovrà essere munito anche di idonea traduzione.

Cosa serve per autenticare una sottoscrizione

• la presenza personale del richiedente;
• un valido documento di identità per identificare colui che appone la firma.

Autenticazione di più sottoscrizioni effettuate simultaneamente
Quando si presentano contestualmente due o più persone che devono autenticare una propria sottoscrizione su una istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, se l'atto non è esente dal bollo si apporrà una sola marca da bollo (es. le autenticazioni di sottoscrizione effettuate in occasione di un passaggio di proprietà di bene mobile registrato), altrimenti si apporranno tante marche da bollo quante sono le sottoscrizioni da autenticare in caso di due o più istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.

Atti e documenti da valere all’estero

Se l'atto deve essere prodotto all'estero, se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura di Mantova.

Cosa fare se la persona è impossibilitata ad apporre la sottoscrizione

1. Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento
2. Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.
3. Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

Costi del servizio

• L'autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
• Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l'operatore suggerire eventuali cause di esenzione.
• La marca da bollo deve essere portata personalmente dall'utente.

Normativa

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 21; D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, "Disciplina dell'imposta di bollo"; Art. 8 c. 3-bis legge 15 dicembre 1990, n. 386; art. 7 d.l. 223/2006 convertito in L. 248/2006